Inmitten der hochmodernen Technologie und der anspruchsvollen medizinischen Diagnostik und Therapie einer Universitätsklinik wie der Universitätsmedizin Mannheim agiert ein unverzichtbares Team in den Sekretariaten der Radiologie. Drei engagierte Mitarbeiterinnen haben sich hier auf verschiedene Kernbereiche spezialisiert, um den komplexen Ablauf der Klinik für Radiologie und Nuklearmedizin der UMM reibungslos zu koordinieren. Ihre Aufgaben sind vielfältig und reichen von der Patientenkommunikation, der Organisation von Catering und dem Raummanagement von Kongressen und Tagungen über die Betreuung von Studierenden bis hin zur Erstellung von Lehr,- Weiterbildungs- und Dienstplänen. Ein Interview mit Frau Trina Irico, Chefsekretariat und Sekretariatsleitung, Frau Eni Kasemi, Oberarztsekretariat, und Frau Miriam Uhrig, Sekretariat Lehre und Forschung sowie AG Radiochemie, zu den Herausforderungen, der Vielseitigkeit und der Bedeutung ihrer Arbeit für den Erfolg der Radiologie.
Frau Irico, wie sind Sie organisiert und welche Aufgaben fallen in den Bereich der Sekretariate?
Wir haben hier ein sehr breites und komplexes Spektrum an Aufgaben, daher haben wir eine klare Zuordnung der Aufgaben innerhalb des Teams. Meine Aufgabe ist primär die Betreuung des Chefsekretariates, dazu gehören die Organisation der Privatsprechstunde und die Koordination von Terminen und Dienstreisen. Frau Kasemi unterstützt die Oberärzte bei unterschiedlichen Projekten, ist für das Veranstaltungsmanagement zuständig, betreut Welcome und Onboarding neuer Mitarbeiter und übernimmt einen Teil der Dienstplanung des Ärztlichen Dienstes. Frau Uhrig ist in erster Linie für die Betreuung der Studierenden der UMM, aber auch der Hochschule Mannheim verantwortlich. Sie organisiert alles rund um Lehre, Promotionen, Weiterbildung und Forschung, auch im Bereich Radiochemie. Wir haben noch viele weitere Aufgaben, die wir gemeinsam bearbeiten oder nach Verfügbarkeit aufteilen, beispielsweise Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikation mit öffentlichen Stellen, Dokumentation, Archivierung und Recherche.
Welche besondere Herausforderung bringt die Organisation einer komplexen Klinik wie der Radiologie mit sich?
Wir haben klare Zuständigkeiten, dennoch vertreten wir uns gegenseitig, was eine hohe Flexibilität und Kenntnis aller Abläufe bei gleichzeitiger Spezialisierung erfordert. Hinzu kommt die Notwendigkeit, mit sehr unterschiedlichen Berufsgruppen zu kommunizieren – von Patienten, Ärzten und Pflegepersonal über Techniker bis hin zu Forschern und Verwaltungsangestellten intern und extern. Hier müssen wir uns oft sehr schnell einer neuen Anforderung anpassen. Die verschiedenen professionellen Sprachen, die hier gesprochen werden, und die vielen unterschiedlichen Themen, mit denen wir täglich konfrontiert sind, erfordern ein hohes Maß an Multitasking. Außerdem sind wir ein sehr großes Haus, das aufgrund der baulichen Gegebenheiten manchmal Kreativität und flexible Lösungen erfordert. Die zunehmende Digitalisierung hilft uns hierbei, beispielsweise werden sowohl in der Lehre als auch in der Patientenversorgung zunehmend Onlineplattformen eingesetzt.
Sie arbeiten mit sehr unterschiedlichen Personengruppen zusammen, wie unterscheiden sich die jeweiligen Bedürfnisse dieser Gruppen?
Patienten, insbesondere solche mit besonderen Ansprüchen oder Patienten aus dem Ausland, die über das International Patient Office (IPO) zu uns kommen, benötigen oft zusätzlich zur rein medizinischen Versorgung Unterstützung in Bezug auf Orientierung und Begleitung, manchmal sind Dolmetscher notwendig oder die Kommunikation findet über gesetzliche Betreuer statt. Bei Patienten mit langer Anreise ist der Organisationsaufwand meist höher, pädiatrische Patienten kommen oft in Begleitung der Eltern und Geschwisterkinder. Emotionale Betreuung spielt beim Umgang mit Patienten auch eine wesentliche Rolle. Bei der Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der Radiologie und anderer Kliniken steht die reibungslose Kommunikation und der Informationsaustausch im Vordergrund. Mit Informatikern und Technikern ist oft ein sehr spezifisches Fachwissen gefragt. Wir versuchen hier sehr flexibel zu sein und schnell zwischen professionellen Anfragen von Mitarbeitern intern und extern und der Betreuung von Patienten und Angehörigen zu wechseln. Zusätzlich ist es uns sehr wichtig, Privatsphäre und Datenschutz für alle Gruppen zu wahren.
Frau Uhrig, Sie sind für die Betreuung der Studierenden zuständig. Was unterscheidet Ihre Tätigkeit von den übrigen Aufgaben?
An einer Universitätsklinik sind wir nicht nur für die Patientenversorgung zuständig, sondern spielen auch eine wichtige Rolle in der akademischen Ausbildung. Wir wollen neben einer guten Ausbildung der Mannheimer Studierenden auch neue Talente für die UMM gewinnen und unser Team gut repräsentieren. Oft sind wir im Rahmen von Praktika der erste Kontakt mit dem Klinikalltag. Neben Famulanten und PJlern (Medizinstudierende in verschiedenen Ausbildungsstadien) betreuen wir auch Hospitanten Schülerpraktikanten. Daher haben wir ein weites Feld an Altersstufen und Erfahrungsniveaus, an das wir unsere Praktikumspläne anpassen müssen. Wir haben ein umfangreiches Angebot an studentischer Lehre. Ständige Aktualisierung und Evaluierung gewährleisten dabei eine gleichbleibend hohe Qualität. Immer wieder sind die Praktikanten und Studierenden erstaunt, wie vielfältig und facettenreich die Radiologie ist. Die Betreuung der Kursreihen der Hochschule findet im Rahmen einer Kooperation mit der Hochschule Mannheim statt. Die Absolventen der Hochschule werden in Zukunft unsere Geräte entwickeln, daher ist die Vermittlung medizinischer Grundlagen ein wichtiger Bestandteil der Lehre im technischen und informatischen Bereich.
Frau Kasemi, Sie haben kürzlich vom Verwaltungsdienst in die Radiologie gewechselt. Welche Motivation stand dahinter? Wie sehen Ihre ersten Erfahrungen in der Radiologie aus?
Meine Motivation war primär das Interesse an einem dynamischen und medizinisch relevanten Umfeld. Die Radiologie ist ein unglaublich spannendes Feld, das sich ständig weiterentwickelt. Ich wollte meine organisatorischen Fähigkeiten in einem Umfeld einsetzen, in dem sie einen direkten Beitrag zur Patientenversorgung leisten. In den ersten Wochen konnte ich bereits viele neue Aufgaben meistern und wurde sehr gut ins Team aufgenommen. Die Themen sind sehr vielfältig und herausfordernd, aber gerade das macht es so interessant.
Was ist Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit besonders wichtig?
Ganz wichtig ist uns allen dreien, dass jeder eine Ansprechpartnerin in uns findet, nicht nur auf der rein professionellen Ebene, sondern auch menschlich-emotional. Wir haben immer ein offenes Ohr für Patienten, Mitarbeiter und Studenten bzw. Praktikanten. Uns ist wichtig, dass sich unsere Patienten gut aufgehoben fühlen, daher legen wir großen Wert auf Feedback und eine entsprechende Umsetzung zur Verbesserung der Patientenzufriedenheit. Eine gute Kommunikation und Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen im interdisziplinären Setting ermöglicht uns eine professionelle und kollegiale Zusammenarbeit innerhalb der UMM. Außerdem sind wir die „Feuerwehr“ der Radiologie und müssen spontan und schnell auf Änderungen und unvorhersehbare Ereignisse reagieren. Das kann sehr herausfordernd sein, daher schätzen wir sehr die gegenseitige Unterstützung und gute Zusammenarbeit in unserem kleinen Team der Sekretariate, aber auch im großen Team der Radiologie und der UMM.